髭人爺（ひげじんじ）です。
メンタル対応の際の記録の取り方は非常に重要と思います。
メンタル対応をしていて問題になるのは、「言った・言わない」という議論になりやすいということです。メンタル発症していると時には興奮状態だったり、落ち込みすぎて早く面談を終わりたがったりといったケースがあり、あとで内容を覚えていらっしゃらないことが良くありました。たとえ面談の時に約束してもご本人が認識していなかったり、人事担当側から何も言っていなくてもあたかも発言したように受け取られていたりということも十分起こりえます。
誤解を防ぐには
１）面談後にできる限り早く詳細の議事メモとして残しておくこと
２）場合によってはＩＣレコーダー等で録音しておく
３）１対１では面談せず、必ず複数で会うようにする（上司もしくは他の人事担当が同席）
といった工夫が必要です。ただし録音する際には慎重にしないと「盗聴された！」と主張される可能性もありますので、事前に了解をとることも含めて検討が必要です。
最近ではメンタル対象者側が秘密裏に録音している可能性も大いにあります。その点は十分に認識した上で、面談時には不用意な発言をしないように注意すべきと思います。
議事メモには、必ず日時、場所、同席者、会社側からの発言とご本人の発言（ニュアンスも含め） 等を記載し、できれば発言された際の本人の様子、こちらからの質問に対しての反応等を記載しておくとよいでしょう。（実際に私が対応したケースでは、面談の際の記録やメールのやり取り内容も含めてファイリングしていました。産業医に報告相談する時にも、ご家族に説明する時にも非常に役立ちました）
